2009 Vedtægter for Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv
Indholdsfortegnelse
Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv er en selvejende institution. Dets hjemsted og arbejdsområde er Kalvslund sogn i Esbjerg Kommune.
Formål
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, film- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data, uanset medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til Kalvslund sogn, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Kalvslund sogns historie.
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
Organisering
Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv er organiseret under arkivudvalget for Esbjerg Kommune, og deltager i møder, kurser, fællesregistreringer og andet arrangeret af dette.
Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv er medlem af en landsdækkende arkivorganisation, der kan godkendes af arkivudvalget. Arkivet er desuden medlem af den kreds, der måtte være under organisationen. I øvrigt samarbejder Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede organisationer og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
Styrelsen
Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv forestås af en bestyrelse på 5 medlemmer. Styrelsen udpeges af Kalvslund lokalhistoriske forening. Styrelsen konstituerer sig selv hvert år, og fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Der laves referat af møderne. Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær. Formanden og kassereren tegner Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv.
Styrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til de gældende regler. Styrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd arkivlederen.
Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende i godkendte arkivmaterialer, og er forsvarligt registreret efter retningslinjer, der er godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Styrelsen påser at arkivets samlinger er offentligt tilgængelige under opsyn, efter gældende tilgængelighedsregler, i en fast bekendtgjort åbningstid.
Arkivalier med særligt personfølsomme oplysninger (personsager og lignende), som er utilgængelige i en vis periode, opbevares i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, indtil tilgængelighedsfristen er udløbet.
Arbejdsplan
Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
Økonomi
Kalvslund lokalhistoriske arkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
Penge som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
Arkivets regnskab følger kalenderåret. Arkivets regnskab revideres af generalforsamlingsvalgte revisorer.
Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen og budgettet for det følgende år til Esbjerg Kommune til godkendelse, samt til øvrige tilskudsgivere.
Opløsning
Er der ikke grundlag for arkivets drift eller skulle Kalvslund Lokalhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, deponeres samlingerne i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret. Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter godkendelse i Esbjerg Byråd.
Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft efter vedtagelsen samt godkendelse i arkivudvalget for Esbjerg Kommune og Esbjerg Byråd. Vedtægterne skal desuden godkendes af den anerkendte arkivorganisation man søger medlemskab hos.
Vedtægtsændringer
Disse vedtægter kan ændres på forslag fra styrelsen. Vedtægtsændringer skal godkendes af arkivudvalget for Esbjerg Kommune og Esbjerg Byråd, samt den arkivorganisation man er medlem af.
Således vedtaget på generalforsamling den 21. januar 2009.
